Fahrtkosten - Spesen
Reise- & Kostenmanagement
Mitarbeitende können dienstlich veranlasste Ausgaben für Fahrten und Verpflegung (Spesen) nach den geltenden Richtlinien der Kommune abrechnen. Ziel ist es, entstehende Kosten fair und transparent zu erstatten. Private Ausgaben sind nicht erstattungsfähig.
- Antrag / Abrechnung vorbereiten: Nach Abschluss des Dienstgangs oder der Dienstreise das entsprechende Formular zur Reisekostenabrechnung ausfüllen.
- Belege beifügen: Alle erforderlichen Nachweise (zum Beispiel Fahrkarten, Tankquittungen, Hotelrechnung) beilegen.
- Einreichen: Abrechnung beim zuständigen Fachbereich/der Reisekostenstelle einreichen.
- Prüfung und Auszahlung: Die Unterlagen werden geprüft, anschließend erfolgt die Erstattung.
- Fahrtkosten: Erstattung nach kommunalen Reisekostenrichtlinien (zum Beispiel Bahnfahrten, Kilometergeld bei Nutzung des privaten PKW).
- Spesen: Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand gemäß den geltenden Sätzen.
- Übernachtungskosten: Erstattung gegen Nachweis bis zur festgelegten Höchstgrenze.
- Dienstliche Veranlassung der Fahrt oder Reise.
- Vorherige Genehmigung durch Vorgesetzte/n (bei Dienstreisen).
- Belege müssen vollständig und im Original vorgelegt werden.
- Formular zur Reisekostenabrechnung.
- Nachweise über entstandene Kosten (Tickets, Quittungen, Rechnungen).
- Genehmigung des Dienstgangs / der Dienstreise.
- Ausfüllen der Abrechnung: wenige Minuten.
- Bearbeitung und Auszahlung: abhängig von internen Abläufen, in der Regel innerhalb einiger Wochen.