Reisekosten
Reise- & Kostenmanagement
Reisekosten sind Aufwendungen, die Mitarbeitende im Rahmen dienstlich veranlasster Reisen tragen. Dazu gehören unter anderem Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Ziel ist die faire Erstattung der dienstlich notwendigen Auslagen nach den geltenden kommunalen Richtlinien.
- Genehmigung einholen: Vor Antritt der Reise Genehmigung der/des Vorgesetzten einholen.
- Reise durchführen: Dienstreise gemäß Plan durchführen.
- Belege sammeln: Alle Belege für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung aufbewahren.
- Reisekostenabrechnung einreichen: Nach der Reise die Abrechnung mit allen Belegen beim zuständigen Fachbereich einreichen.
- Prüfung und Auszahlung: Die Unterlagen werden geprüft, anschließend erfolgt die Erstattung.
- Fahrtkosten: Erstattung nach den kommunalen Richtlinien (Bahn, Bus, PKW-Kilometerpauschale).
- Verpflegung: Pauschalen für Mehraufwand während der Reise.
- Übernachtung: Erstattung bis zur festgelegten Höchstgrenze gegen Nachweis.
- Dienstliche Veranlassung der Reise.
- Vorherige Genehmigung durch die/den Vorgesetzte/n.
- Nutzung wirtschaftlich vertretbarer Reisemittel (zum Beispiel öffentliche Verkehrsmittel oder eigenes Fahrzeug gemäß Kilometergeldrichtlinie).
- Formular für Reisekostenabrechnung.
- Originalbelege (Fahrkarten, Tankquittungen, Hotelrechnungen).
- Genehmigung der Dienstreise.
- Ausfüllen der Abrechnung: wenige Minuten.
- Bearbeitung und Auszahlung: abhängig von internen Abläufen, in der Regel einige Tage bis wenige Wochen.