Kostenerstattungen allgemein
Reise- & Kostenmanagement
Kostenerstattungen beziehen sich auf Auslagen, die Mitarbeitende im Rahmen dienstlicher Tätigkeiten vorstrecken und die von der Kommune übernommen werden. Ziel ist es, entstandene dienstliche Kosten transparent und nachvollziehbar zu ersetzen.
- Vorbereitung: Prüfen, ob die Kosten erstattungsfähig sind.
- Einreichen des Antrags: Abrechnung oder Antrag auf Kostenerstattung ausfüllen und einreichen.
- Belege beifügen: Alle notwendigen Nachweise (zum Beispiel Rechnungen, Quittungen) anhängen.
- Prüfung und Freigabe: Zuständige Stelle prüft den Antrag und genehmigt die Erstattung.
- Auszahlung: Erstattung erfolgt in der Regel per Überweisung auf das dienstliche Konto.
- Die Höhe der Erstattung richtet sich nach den geltenden Richtlinien der Kommune.
- Private Ausgaben sind nicht erstattungsfähig.
- Dienstliche Veranlassung der Auslagen.
- Genehmigung durch die/den Vorgesetzte/n, falls erforderlich.
- Vollständige und nachvollziehbare Belege.
- Antrag auf Kostenerstattung oder Formular für Reisekostenabrechnung.
- Originalbelege (Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, Tickets).
- Genehmigungen oder Nachweise der dienstlichen Notwendigkeit.
- Einreichen der Unterlagen: wenige Minuten.
- Bearbeitung und Auszahlung: abhängig von internen Abläufen, in der Regel einige Tage bis wenige Wochen.
